Les obligations de la saine gestion de votre activité vous guident pour conduire au bon fonctionnement dans la durée votre site, que celui-ci soit un chantier de construction, un hypermarché, une usine, un centre de logistique, un établissement de recherche ou un hôpital. Vous contribuez ainsi à la responsabilité de votre organisation à l’égard de certaines parties prenantes que sont les actionnaires, les clients et les membres de votre personnel. La réglementation, les mesures volontaires et les contrats ajoutent des obligations à l’exercice de ces responsabilités managériales. 

Obligations

• Les obligations des mesures volontaires peuvent être perçues comme des additions aux obligations de la saine gestion propres à votre organisation ou à votre secteur d’activité.

• La plupart des obligations contractuelles s’imposent à la personne morale que constitue l’organisation ou l’établissement.

• Les contrats de travail entraînent des obligations, régies par la législation du travail, qui s’imposent à la personne physique la plus haute dans la hiérarchie. Appelée employeur dans le Code du travail français, cette personne physique a une obligation de résultat sur la santé, sécurité au travail.

• L’utilisation sur le site de certains appareils (comme par exemple ceux de médecine nucléaire dans un hôpital ou une station-service dans un hypermarché) ou de produits chimiques en quantité et certaines activités industrielles (comme par exemple le raffinage de pétrole) constituent des installations classées pour l’environnement. Des obligations de reporting et pour certaines des inspections régulières s’imposent aux exploitants de ces installations.

 Veille réglementaire

• Les changements significatifs sur le site comme de nouveaux équipements ou de nouveaux produits peuvent exiger une nouvelle analyse.
• Un texte réglementaire, quel qu’en soit le législateur, la langue, le périmètre géographique où il s’applique et la chose réglementée obéit à une structure du discours unique. Sur le fond, tous les textes réglementaires disent « Si votre site remplit les critères d’inclusion du texte réglementaire, alors vous avez ces obligations. » Il précise aussi les sanctions de la non-conformité.
• Les changements dans la réglementation peuvent modifier les critères d’inclusion d’un site pour une réglementation existante et édicter des critères d’inclusion que vérifie le site pour de nouvelles réglementations.
• L’amélioration continue des éléments de profil de votre site et de l’analyse des textes réglementaires doit vous permettre de répondre à tout instant à la question « quelles sont les obligations réglementaires dont je suis responsable? » 
• Cette vue d’ensemble vous permettra de regrouper plusieurs obligations en un groupe homogène propice à la délégation. Voir par exemple les obligations CMR (substances cancérigènes, mutagènes ou repro-toxiques) du code du travail, de REACh et de la directive CEE dans le synopsis ci-contre.  

 Délégations de pouvoirs

• En l’absence de délégation de pouvoirs, toutes les obligations réglementaires de l’établissement incombent au chef d’établissement. De la même manière, pour les mesures volontaires, en l’absence d’actes de management, le plus haut responsable hiérarchique assume la responsabilité de la bonne mise en œuvre des mesures volontaires au sein de l’établissement.

• Un directeur d’établissement soucieux de rapprocher les actes de management amenant à la conformité au plus près de l’action quotidienne peut et doit déléguer des pouvoirs.

• L’exemple illustré sur la copie d’écran ci-contre est celle de l’établissement industriel de la Société Acmé à Blotfelden et de son directeur d’établissement (voir le cadre rouge sur la copie d’écran).

• Avant que n’aient lieux les processus de management qui permettent de répartir les responsabilités aux individus capables les plus compétents, le directeur d’établissement assume toutes les responsabilités. 

• Dans cet exemple, les responsabilités réglementaires vont de la biométrie (lecteur d’Iris pour contrôler l’accès au service R&D) à la vidéo-surveillance pour assurer la sécurité des locaux avec pour chacune de ces responsabilité, un ou plusieurs points de conformité

• Le directeur d’établissement assume la responsabilité des mesures volontaires. Celles-ci ne découlent pas de la réglementation, mais leur réalisation est néanmoins impérative pour la performance de l’établissement.

•   Un processus de management de l’établissement efficace permet de regrouper les responsabilités ayant une unité de lieu et de nature en un ensemble homogène. Ce regroupement permet de clarifier les rôles et de déléguer un groupe à une personne qui est en situation d’autorité hiérarchique sur les ressources humaines et matérielles nécessaires et suffisantes pour assumer ce groupe de responsabilité.

• Pour qu’une délégation de pouvoir puisse avoir une valeur légale, il est nécessaire (mais pas suffisant) que le délégataire ait les aptitudes professionnelles et les moyens appropriés à la responsabilité déléguée.

• La responsabilité qui est déléguée, les moyens accordés pour assumer cette responsabilité, la période de validité et les textes régissant la responsabilité peuvent être utilement formalisés dans un document formalisant le résultat de la négociation entre le directeur d’établissement et son délégataire.

• En poursuivant le cas d’utilisation évoqué plus haut, le responsable de la production (voir cadre rouge sur la copie d’écran) est convenu avec le directeur de l’établissement que la responsabilité des CMR en production ainsi que la conformité des machines lui incombent. Le processus de négociation a apporté au responsable de production des moyens en termes de budget d’études techniques et de méthodes pour la conformité à la directive machines et l’autorité d’être le contact du médecin du travail sur les CMR, ainsi qu’un budget pour acquérir et mettre en œuvre  une application de zonage des substances. Les détails de ces moyens et les modalités complètes de la délégation sont dans des documents électroniques de délégation de pouvoirs qui sont en version 4.2 et 3.5.

• La clarté apportée par des délégations de pouvoirs bien faites et la disponibilité de ces informations pour les personnes concernées et leurs équipes donnent au système de management l’intelligence de l’organisation de l’établissement.